Regulaminy i polityka prywatności

1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez DAYS Spółka z o.o. z siedzibą przy ul. Za Wodą 8, 34-300 Żywiec, NIP: 5532600364, REGON: 542462382, KRS: 0001188945, za pośrednictwem serwisu internetowego zapisik.pl oraz powiązanych funkcjonalności, w szczególności panelu konta, modułu rejestracji, narzędzi do konfiguracji zapisów online, widgetu rezerwacji oraz funkcji Zapisik Link.

2. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie. Użytkownik powinien zapoznać się z Regulaminem przed rozpoczęciem korzystania z Usług.

3. Usługi są kierowane przede wszystkim do przedsiębiorców oraz osób korzystających z Serwisu w bezpośrednim związku z ich działalnością zawodową, zarobkową lub planowaną działalnością gospodarczą, w tym także do osób, które jeszcze nie zarejestrowały działalności gospodarczej, ale korzystają z Serwisu w celu organizacji lub rozwijania swojej oferty usługowej.

4. Serwis nie jest kierowany do konsumentów korzystających z niego wyłącznie w celach prywatnych, niezwiązanych z działalnością zawodową, zarobkową ani usługową.

5. W zakresie, w jakim w przyszłości Operator udostępni odrębne konta lub funkcjonalności dla klientów końcowych podmiotów korzystających z Serwisu, zasady ich korzystania mogą zostać uregulowane w odrębnym regulaminie lub w dodatkowych postanowieniach szczególnych.

6. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych zasady przetwarzania danych określa Polityka Prywatności, a w relacjach, w których Operator przetwarza dane w imieniu klienta biznesowego, także umowa powierzenia przetwarzania danych lub odpowiednie postanowienia umowne.

1. Operator – DAYS Spółka z o.o. z siedzibą w Żywcu.

2. Serwis – serwis internetowy dostępny pod adresem zapisik.pl oraz jego funkcjonalności i zasoby techniczne wykorzystywane do świadczenia Usług.

3. Użytkownik – przedsiębiorca, osoba fizyczna działająca zawodowo lub zarobkowo, osoba przygotowująca się do rozpoczęcia działalności usługowej, osoba działająca w imieniu osoby prawnej albo inny podmiot korzystający z Serwisu zgodnie z jego przeznaczeniem.

4. Konto – indywidualny zbiór zasobów i uprawnień przypisanych Użytkownikowi w Serwisie, chroniony loginem i hasłem lub inną metodą uwierzytelnienia.

5. Usługi – usługi świadczone drogą elektroniczną przez Operatora, w szczególności umożliwienie utworzenia i prowadzenia Konta, konfiguracji zapisów online, korzystania z widgetu rezerwacji, Zapisik Link oraz innych funkcji wskazanych w ofercie lub panelu.

6. Plan – wariant korzystania z Usług określający zakres funkcjonalności, limity i zasady rozliczeń.

7. Okres próbny lub Trial – czasowe, bezpłatne udostępnienie wybranych funkcjonalności Serwisu na zasadach określonych w Regulaminie i ofercie.

8. Widget – moduł rezerwacji online przeznaczony do osadzenia na stronie internetowej Użytkownika lub w innym dopuszczonym środowisku.

9. Zapisik Link – dedykowana strona lub podstrona rezerwacyjna udostępniana Użytkownikowi w ramach Serwisu.

10. Dni robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce.

1. Operator świadczy drogą elektroniczną usługi polegające w szczególności na:

a) umożliwieniu rejestracji i utrzymywania Konta,

b) udostępnianiu panelu administracyjnego i ustawień Konta,

c) udostępnianiu narzędzi do tworzenia i konfiguracji usług, terminów, kalendarzy, zespołu oraz zasad rezerwacji,

d) udostępnianiu Widgetu i Zapisik Link,

e) udostępnianiu funkcji powiadomień, integracji, przedpłat lub innych funkcji wskazanych w aktualnej ofercie albo w panelu – o ile są aktywne dla danego Planu lub wymagają odrębnej konfiguracji,

f) prezentowaniu informacji o Planach, Trialu i zasadach korzystania z Usług.

2. Dokładny zakres funkcjonalności może zależeć od wybranego Planu, aktualnego etapu rozwoju produktu, konfiguracji dokonanej przez Użytkownika oraz aktywowanych integracji lub modułów.

3. Operator zastrzega możliwość rozwoju, modyfikacji lub wycofania poszczególnych funkcji, o ile nie narusza to istoty już zawartych umów i praw nabytych Użytkownika.

1. Do korzystania z Serwisu niezbędne jest posiadanie:

a) urządzenia z dostępem do Internetu,

b) aktualnej przeglądarki internetowej obsługującej standardy HTML5, CSS i JavaScript,

c) aktywnego adresu e-mail,

d) możliwości odbioru wiadomości e-mail związanych z obsługą Konta.

2. Operator zaleca korzystanie z aktualnego oprogramowania oraz stosowanie środków bezpieczeństwa, w tym silnych haseł, ochrony urządzeń końcowych i bieżących aktualizacji systemów.

3. Operator nie ponosi odpowiedzialności za ograniczenia lub zakłócenia wynikające z niespełnienia przez Użytkownika wymagań technicznych, z awarii po stronie dostawców łączności lub z działania środowisk zewnętrznych, za które Operator nie odpowiada.

1. Założenie Konta następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego, podanie wymaganych danych, zaakceptowanie Regulaminu oraz wykonanie wymaganych czynności uwierzytelniających.

2. W procesie rejestracji Użytkownik powinien podać dane prawdziwe, aktualne i kompletne oraz aktualizować je w razie zmian.

3. Z chwilą skutecznego utworzenia Konta dochodzi do zawarcia umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną w zakresie bezpłatnych funkcjonalności udostępnionych dla danego Konta lub Trialu.

4. Operator może weryfikować poprawność danych rejestracyjnych, a w razie uzasadnionych wątpliwości może uzależnić aktywację Konta od dodatkowego potwierdzenia tożsamości, umocowania lub danych firmy.

5. Jedno Konto jest przypisane do jednego podmiotu korzystającego z Usług, chyba że oferta lub panel wyraźnie przewidują inną strukturę organizacyjną.

1. Operator może udostępniać Trial na zasadach wskazanych na stronie Serwisu, w panelu lub w komunikacie towarzyszącym rejestracji.

2. Trial trwa 14 dni od chwili aktywacji Konta.

3. Trial jest udostępniany bez konieczności podawania danych karty płatniczej.

4. W czasie Trialu Użytkownik może testować funkcjonalności wskazane przez Operatora dla danego Planu lub oferty testowej.

5. Po zakończeniu Trialu Konto przechodzi w stan zablokowany, co oznacza w szczególności brak możliwości dalszego operacyjnego korzystania z funkcji służących do obsługi zapisów i rezerwacji.

6. Po zakończeniu Trialu Operator zapewnia Użytkownikowi ograniczony dostęp do danych wyłącznie w trybie odczytu przez okres 3 miesięcy od dnia zakończenia Trialu.

7. W okresie, o którym mowa w ust. 6, Użytkownik nie może dokonywać nowych rezerwacji, edytować ustawień Konta ani w inny sposób aktywnie korzystać z zablokowanych funkcji operacyjnych, chyba że zawrze umowę odpłatną i Konto zostanie ponownie aktywowane.

8. Po upływie 3 miesięcy od zakończenia Trialu dane zgromadzone w Koncie mogą zostać usunięte przez Operatora. Operator może zachować tylko te informacje, których dalsze przechowywanie jest niezbędne z uwagi na obowiązki prawne, bezpieczeństwo, rozliczalność lub obronę przed roszczeniami.

1. Korzystanie z wybranych funkcjonalności Serwisu może być odpłatne zgodnie z aktualnym cennikiem, ofertą handlową albo indywidualnymi ustaleniami z Użytkownikiem.

2. Aktualne Plany, ich zakres oraz ceny są określane w Serwisie, w ofercie handlowej albo w panelu.

3. Jeżeli w ofercie nie wskazano inaczej, ceny podawane są jako kwoty netto i należy do nich doliczyć podatek VAT według stawki właściwej w dniu wystawienia dokumentu rozliczeniowego.

4. Płatności mogą być realizowane przelewem tradycyjnym, a aktywacja płatnego Planu może następować ręcznie po odnotowaniu płatności przez Operatora.

5. Brak terminowej płatności może skutkować odmową aktywacji płatnego Planu, jego zawieszeniem albo ograniczeniem funkcji do czasu uregulowania należności.

6. Operator zastrzega możliwość zmiany cennika lub zakresu Planów z ważnych przyczyn biznesowych, technicznych lub prawnych, przy czym zmiany nie będą działały wstecz wobec już opłaconych okresów rozliczeniowych, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Serwisu zgodnie z prawem, Regulaminem, zasadami współżycia społecznego oraz dobrymi obyczajami.

2. Zakazane jest w szczególności:

a) dostarczanie treści bezprawnych, naruszających prawa osób trzecich albo sprzecznych z dobrymi obyczajami,

b) podejmowanie działań mogących zakłócać działanie Serwisu, obciążać infrastrukturę Operatora albo obchodzić zabezpieczenia techniczne,

c) wykorzystywanie Serwisu do działań spamowych, phishingowych, oszukańczych lub naruszających bezpieczeństwo danych,

d) udostępnianie dostępu do Konta osobom nieuprawnionym w sposób sprzeczny z przeznaczeniem Konta lub warunkami Planu,

e) wykorzystywanie Serwisu w sposób naruszający prawa własności intelektualnej Operatora lub osób trzecich.

3. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za treści, dane, opisy, grafiki, materiały i informacje wprowadzane do Serwisu w ramach korzystania z Konta, w tym za legalność podstaw ich wykorzystania.

4. Użytkownik odpowiada za sposób konfiguracji własnych usług, zasad rezerwacji, harmonogramów, komunikatów i treści udostępnianych własnym klientom za pośrednictwem Widgetu lub Zapisik Link.

1. W zakresie, w jakim Użytkownik wprowadza do Serwisu dane osobowe swoich klientów, pracowników lub innych osób, Użytkownik odpowiada za zapewnienie zgodności takiego przetwarzania z prawem.

2. Jeżeli w danym modelu współpracy Operator przetwarza dane osobowe w imieniu Użytkownika, strony powinny zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania danych lub zaakceptować odpowiednie postanowienia powierzenia stanowiące część dokumentacji kontraktowej.

3. Użytkownik zobowiązuje się do zapewnienia, aby zakres danych przetwarzanych w Serwisie był adekwatny do celu i nie obejmował danych, których przetwarzanie byłoby niezgodne z prawem, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych dla funkcjonalności wyraźnie przeznaczonych do określonych kategorii działalności i właściwie uregulowanych.

4. Operator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do charakteru świadczonych Usług, jednak Użytkownik pozostaje odpowiedzialny za prawidłowe określenie podstaw przetwarzania danych swoich klientów oraz za treść przekazywanych im informacji.

1. Operator dokłada należytej staranności, aby Usługi były świadczone w sposób ciągły i stabilny, z uwzględnieniem charakteru środowiska teleinformatycznego i potrzeby prowadzenia prac rozwojowych, serwisowych oraz bezpieczeństwa.

2. Operator może czasowo ograniczyć dostęp do Serwisu z przyczyn technicznych, konserwacyjnych, bezpieczeństwa, prawnych lub związanych z rozwojem Usług.

3. Operator nie gwarantuje nieprzerwanego i wolnego od błędów działania Serwisu, jednak podejmuje uzasadnione działania w celu ograniczania skutków awarii i przerw.

4. W relacjach objętych niniejszym Regulaminem, w granicach dopuszczalnych przez prawo, odpowiedzialność Operatora za utracone korzyści, szkody pośrednie, utratę danych wynikającą z działań Użytkownika lub osób trzecich oraz skutki błędnej konfiguracji dokonanej przez Użytkownika zostaje wyłączona.

5. Odpowiedzialność Operatora za szkody rzeczywiste wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia zapłaconego przez Użytkownika za okres 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających zdarzenie, z którego szkoda wynikła, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

6. Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie.

1. Wszelkie prawa do Serwisu, jego elementów, kodu, oznaczeń, interfejsów, układu, materiałów i dokumentacji przysługują Operatorowi lub odpowiednim uprawnionym podmiotom.

2. Korzystanie z Serwisu nie oznacza przeniesienia na Użytkownika jakichkolwiek praw własności intelektualnej do Serwisu poza zakresem niezbędnym do zgodnego z prawem i Regulaminem korzystania z Usług.

3. Użytkownik zachowuje prawa do własnych treści, które zgodnie z prawem umieszcza w Serwisie, z tym że udziela Operatorowi niewyłącznego, nieodpłatnego upoważnienia do ich wykorzystywania w zakresie niezbędnym do świadczenia Usług, utrzymywania infrastruktury, kopii bezpieczeństwa i wsparcia technicznego.

1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu lub realizacji Usług można składać wyłącznie drogą elektroniczną na adres e-mail: pomoc@zapisik.pl.

2. Reklamacja powinna zawierać co najmniej dane identyfikujące Użytkownika, opis problemu oraz, w miarę możliwości, datę jego wystąpienia i informacje pozwalające na odtworzenie zdarzenia.

3. Operator rozpatruje reklamację bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, z zastrzeżeniem że w sprawach szczególnie złożonych termin ten może zostać odpowiednio przedłużony po uprzednim poinformowaniu Użytkownika.

4. Odpowiedź na reklamację jest udzielana na adres e-mail przypisany do Konta lub wskazany w treści reklamacji.

1. Operator może zawiesić, ograniczyć lub zablokować Konto w całości lub części, jeżeli:

a) Użytkownik narusza Regulamin lub przepisy prawa,

b) Użytkownik wykorzystuje Serwis niezgodnie z jego przeznaczeniem lub w sposób zagrażający bezpieczeństwu, stabilności lub renomie Operatora,

c) jest to konieczne z przyczyn bezpieczeństwa, prawnych lub technicznych,

d) upłynął okres Trialu lub płatny okres rozliczeniowy, a Użytkownik nie uzyskał aktywnego dostępu do dalszego korzystania z Usług.

2. Użytkownik może zrezygnować z Konta w każdym czasie, z zastrzeżeniem obowiązku uregulowania należności powstałych do dnia zakończenia współpracy oraz obowiązków wynikających z prawa.

3. Usunięcie Konta lub danych może nastąpić po upływie okresów retencji przyjętych przez Operatora oraz po zakończeniu okresu niezbędnego do rozliczeń, obrony przed roszczeniami, bezpieczeństwa i wykonania obowiązków prawnych.

4. Operator może zachować wybrane informacje związane z Kontem przez okres niezbędny do celów rozliczalności, bezpieczeństwa, rozpatrywania reklamacji, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz wykonania obowiązków publicznoprawnych.

1. Zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z Serwisu, w tym danych rejestracyjnych, kontaktowych, technicznych i eksploatacyjnych, określa Polityka Prywatności.

2. W przypadku stosowania plików cookies lub podobnych technologii zasady ich użycia określa Polityka Cookies lub odpowiednia część Polityki Prywatności oraz mechanizm zarządzania zgodami dostępny w Serwisie.

3. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że podanie niektórych danych może być niezbędne do założenia Konta, świadczenia Usług, zapewnienia bezpieczeństwa lub realizacji obowiązków prawnych Operatora.

1. Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności z powodu zmiany przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności Serwisu, zmiany modelu świadczenia Usług, wymogów bezpieczeństwa albo zmian organizacyjnych i technicznych.

2. O zmianie Regulaminu Użytkownik zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem poprzez wiadomość e-mail, komunikat w panelu lub inny skuteczny kanał komunikacji.

3. Jeżeli Użytkownik nie akceptuje zmian Regulaminu, może zakończyć korzystanie z Usług na zasadach w nim określonych. Dalsze korzystanie z Usług po wejściu w życie zmian może oznaczać akceptację nowego brzmienia Regulaminu, o ile Użytkownik został o tym wyraźnie poinformowany.

1. Regulamin podlega prawu polskiemu.

2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego, w tym przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz przepisy o ochronie danych osobowych.

3. Spory wynikające z Regulaminu lub korzystania z Usług, w relacjach z podmiotami korzystającymi z Serwisu w związku z działalnością zawodową, zarobkową lub gospodarczą, będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Operatora, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa nie stanowią inaczej.

4. Regulamin wchodzi w życie 6 kwietnia 2026 r.

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych przez DAYS Spółka z o.o. z siedzibą przy ul. Za Wodą 8, 34-300 Żywiec, NIP: 5532600364, REGON: 542462382, KRS: 0001188945, jako administratora danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu zapisik.pl, formularzy kontaktowych, rejestracji kont, korzystania z usług Zapisik.pl oraz powiązanych funkcjonalności.

Kontakt w sprawach związanych z ochroną danych osobowych jest możliwy pod adresem e-mail: pomoc@zapisik.pl.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

Polityka obejmuje dane użytkowników serwisu, osób kontaktujących się z Administratorem, użytkowników zakładających konto w Zapisik.pl oraz – w odpowiednim zakresie – dane klientów końcowych użytkowników korzystających z systemu rezerwacji, jeśli takie dane są wprowadzane do systemu.

W zależności od sposobu korzystania z Zapisik.pl możemy przetwarzać w szczególności:

a) dane identyfikacyjne i kontaktowe użytkownika konta, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, adres firmy, NIP, adres strony internetowej oraz inne dane podane w formularzu rejestracyjnym lub w ustawieniach konta,

b) dane związane z korzystaniem z usług, takie jak historia logowania, historia rezerwacji, ustawienia konta, dane planu, informacje o aktywności w systemie, logi techniczne i bezpieczeństwa,

c) dane przekazywane w korespondencji z Administratorem, w tym w wiadomościach e-mail i zgłoszeniach supportowych,

d) dane klientów końcowych użytkownika, jeśli użytkownik korzysta z systemu rezerwacji i wprowadza dane swoich klientów do systemu, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, historia rezerwacji oraz treść notatek dodawanych w systemie,

e) dane techniczne i eksploatacyjne zbierane automatycznie podczas korzystania z serwisu, takie jak adres IP, identyfikatory urządzenia, informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym, czasie wizyty i sposobie korzystania z serwisu.

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

a) zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną, prowadzenie konta, udostępnianie funkcjonalności systemu rezerwacji, obsługa triala, planów i rozliczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

b) obsługa zapytań, korespondencji, zgłoszeń supportowych i reklamacji – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, w zależności od charakteru sprawy,

c) realizacja obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków podatkowych, rachunkowych i związanych z rozliczalnością – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,

d) zapewnienie bezpieczeństwa systemu, wykrywanie nadużyć, prowadzenie logów technicznych, tworzenie kopii zapasowych oraz obrona przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu Administratora,

e) prowadzenie analiz statystycznych i rozwój serwisu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo zgody, jeżeli dany rodzaj narzędzi analitycznych lub plików cookies wymaga uprzedniej zgody użytkownika,

f) działania marketingowe prowadzone drogą elektroniczną – wyłącznie wtedy, gdy użytkownik wyrazi odrębną zgodę, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Jeżeli użytkownik korzysta z Zapisik.pl do obsługi własnych rezerwacji i wprowadza do systemu dane swoich klientów końcowych, zakres odpowiedzialności stron zależy od modelu korzystania z usługi.

Co do zasady użytkownik pozostaje odpowiedzialny za legalność pozyskania danych swoich klientów, treść przekazywanych im informacji oraz zgodność korzystania z systemu z przepisami prawa.

W zakresie, w jakim DAYS Spółka z o.o. przetwarza dane klientów końcowych w imieniu użytkownika, zasady takiego przetwarzania są lub będą regulowane umową powierzenia przetwarzania danych albo odpowiednimi postanowieniami umownymi.

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w świadczeniu usług, w szczególności dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, kopii zapasowych, narzędzi technicznych, dostawcom infrastruktury IT, podmiotom zapewniającym bezpieczeństwo systemu, dostawcom płatności oraz podmiotom świadczącym wsparcie księgowe, prawne lub administracyjne – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu przetwarzania.

Na obecnym etapie Administrator korzysta z infrastruktury i usług pocztowych home.pl. W przypadku aktywacji płatności online lub innych integracji dane mogą być przekazywane także dostawcom takich usług, na przykład operatorowi płatności PayU – wyłącznie wtedy, gdy dana funkcja zostanie rzeczywiście uruchomiona i będzie używana.

Jeżeli Administrator wdroży narzędzia analityczne, marketingowe lub bezpieczeństwa pochodzące od podmiotów zewnętrznych, informacje o ich użyciu będą odzwierciedlone w polityce cookies i ustawieniach zgód.

Dane są co do zasady przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Na moment wejścia w życie niniejszej Polityki główna infrastruktura i poczta elektroniczna są utrzymywane z wykorzystaniem usług home.pl.

Jeżeli w przyszłości Administrator wdroży rozwiązania wiążące się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, nastąpi to wyłącznie przy zachowaniu wymagań wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, a odpowiednie informacje zostaną uwzględnione w aktualizacji dokumentacji prywatności.

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony potrzebą zabezpieczenia roszczeń, rozliczalności i bezpieczeństwa.

W szczególności:

a) dane konta i dane związane z wykonywaniem umowy przechowujemy przez czas aktywności konta oraz przez okres niezbędny do rozliczeń, rozpatrywania reklamacji, obrony przed roszczeniami i wykonania obowiązków prawnych,

b) jeżeli użytkownik korzysta z triala, po jego zakończeniu konto przechodzi w stan zablokowany, a dane mogą być udostępniane użytkownikowi wyłącznie w trybie odczytu przez okres 3 miesięcy od zakończenia triala,

c) po upływie 3 miesięcy od zakończenia triala dane zgromadzone w koncie mogą zostać usunięte, z zastrzeżeniem danych, które Administrator musi przechowywać dłużej z uwagi na obowiązki prawne, bezpieczeństwo, rozliczalność lub obronę przed roszczeniami,

d) dane z korespondencji przechowujemy przez okres niezbędny do obsługi sprawy, a następnie przez okres uzasadniony ochroną przed roszczeniami,

e) logi techniczne i kopie zapasowe mogą być przechowywane przez okres wynikający z potrzeb bezpieczeństwa i ciągłości działania systemu.

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje – w granicach wynikających z RODO – prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz prawo cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

W celu skorzystania ze swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: pomoc@zapisik.pl.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do założenia konta, korzystania z usług, realizacji płatności, obsługi zgłoszenia lub kontaktu z Administratorem.

Brak podania danych wymaganych w formularzu lub procesie rejestracji może uniemożliwić założenie konta albo korzystanie z wybranych funkcjonalności.

Na dzień wejścia w życie niniejszej Polityki Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone rozwiązania o takim charakterze, stosowne informacje zostaną przedstawione w aktualizacji niniejszej Polityki.

Serwis może korzystać z plików cookies i podobnych technologii w celach niezbędnych do działania serwisu, zapewnienia bezpieczeństwa, utrzymania sesji, zapamiętywania ustawień oraz – po uzyskaniu odpowiedniej zgody, jeśli jest wymagana – w celach analitycznych lub marketingowych.

Jeżeli Administrator wdroży narzędzia takie jak analityka ruchu, informacje o ich użyciu, zakresie danych i zasadach zarządzania zgodą będą prezentowane w polityce cookies oraz w mechanizmie ustawień cookies dostępnym w serwisie.

Jeżeli użytkownik wyrazi odrębną zgodę marketingową, jego dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji handlowych w zakresie i kanałach objętych tą zgodą.

Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych, w tym środki związane z kontrolą dostępu, bezpieczeństwem kont, kopiami zapasowymi, logowaniem zdarzeń oraz ochroną infrastruktury teleinformatycznej.

Jednocześnie żaden system teleinformatyczny nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka, dlatego użytkownik powinien również dbać o bezpieczeństwo własnych urządzeń, haseł i dostępu do skrzynki e-mail.

Administrator planuje udostępnienie funkcji samodzielnego usunięcia konta przez użytkownika w ustawieniach konta.

Do czasu pełnego wdrożenia tej funkcji użytkownik może wystąpić o usunięcie konta poprzez kontakt z Administratorem.

Usunięcie konta nie zawsze oznacza natychmiastowe usunięcie wszystkich danych, jeżeli dalsze ich przechowywanie jest wymagane przez przepisy prawa, niezbędne do rozliczeń, bezpieczeństwa lub obrony przed roszczeniami.

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w razie zmian przepisów prawa, zmian technologicznych, rozwoju funkcjonalności serwisu, zmian organizacyjnych albo wdrożenia nowych integracji i narzędzi.

Nowa wersja dokumentu będzie publikowana w serwisie wraz z datą wejścia w życie.

Niniejsza Polityka Cookies określa zasady stosowania plików cookies i podobnych technologii w serwisie zapisik.pl, prowadzonym przez DAYS Spółka z o.o. z siedzibą przy ul. Za Wodą 8, 34-300 Żywiec, NIP: 5532600364, REGON: 542462382, KRS: 0001188945.

Dokument wyjaśnia, czym są pliki cookies, w jakich celach mogą być używane, jakie rodzaje cookies mogą być stosowane w serwisie oraz w jaki sposób użytkownik może zarządzać swoimi preferencjami.

W sprawach dotyczących cookies i prywatności można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: pomoc@zapisik.pl.

Pliki cookies to niewielkie informacje tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika podczas korzystania z serwisu internetowego. Mogą być one odczytywane przez system teleinformatyczny Administratora lub przez systemy podmiotów trzecich, z których usług Administrator korzysta.

Podobne technologie mogą obejmować także inne rozwiązania wykorzystywane do przechowywania lub odczytu informacji z urządzenia użytkownika, o ile są używane w ramach funkcjonalności serwisu.

W serwisie mogą być stosowane następujące kategorie plików cookies i podobnych technologii:

a) cookies niezbędne – potrzebne do prawidłowego działania serwisu, utrzymania sesji użytkownika, logowania, zapewnienia bezpieczeństwa, zapamiętania ustawień technicznych lub prawidłowego działania formularzy i mechanizmów systemowych,

b) cookies funkcjonalne – umożliwiające zapamiętanie wybranych ustawień użytkownika, dostosowanie interfejsu lub utrzymanie wygody korzystania z serwisu,

c) cookies analityczne – służące do tworzenia statystyk, badania sposobu korzystania z serwisu, oceny ruchu, rozwoju produktu i poprawy użyteczności,

d) cookies marketingowe – używane do prezentowania treści marketingowych, prowadzenia działań remarketingowych lub mierzenia skuteczności kampanii reklamowych, jeśli takie narzędzia zostaną wdrożone.

Cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:

a) zapewnienia prawidłowego działania serwisu i jego funkcji,

b) utrzymania bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i ochrony przed nieuprawnionym dostępem,

c) utrzymania sesji użytkownika po zalogowaniu,

d) zapamiętywania ustawień użytkownika oraz decyzji dotyczących zgód na cookies,

e) prowadzenia analiz statystycznych i rozwoju serwisu, jeżeli użytkownik wyrazi zgodę na odpowiednią kategorię cookies, gdy taka zgoda jest wymagana,

f) prowadzenia działań marketingowych – wyłącznie wtedy, gdy Administrator wdroży takie narzędzia i gdy użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę, jeśli będzie ona wymagana.

Niektóre cookies są niezbędne do prawidłowego działania serwisu i mogą być stosowane bez odrębnej zgody użytkownika, jeżeli są konieczne do świadczenia usługi żądanej przez użytkownika lub zapewnienia działania serwisu w podstawowym zakresie.

Cookies analityczne, funkcjonalne lub marketingowe, które nie są niezbędne do działania serwisu, powinny być aktywowane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika, jeżeli zgodnie z obowiązującymi przepisami taka zgoda jest wymagana.

Użytkownik powinien mieć możliwość świadomego wyboru poszczególnych kategorii cookies oraz późniejszej zmiany swojej decyzji.

Na dzień wejścia w życie niniejszej Polityki Administrator korzysta z infrastruktury i poczty elektronicznej home.pl oraz rozwija lub planuje rozwój integracji z usługami zewnętrznymi, w tym z operatorem płatności PayU.

Administrator może również wdrożyć w przyszłości narzędzia analityczne, w tym rozwiązania służące do pomiaru ruchu i rozwoju serwisu, takie jak Google Analytics, jeżeli uzna to za potrzebne dla rozwoju produktu.

Jeżeli w serwisie zostaną aktywowane zewnętrzne narzędzia analityczne, marketingowe, bezpieczeństwa lub płatnicze, odpowiednie informacje powinny zostać odzwierciedlone w aktualizacji niniejszej Polityki oraz w konfiguracji mechanizmu zgód na cookies.

Administrator nie deklaruje w niniejszej Polityce używania konkretnego narzędzia analitycznego lub marketingowego, dopóki nie zostanie ono faktycznie uruchomione w serwisie.

Cookies mogą być przechowywane przez różny czas, zależnie od ich rodzaju i funkcji.

Cookies sesyjne są co do zasady usuwane po zakończeniu sesji przeglądarki lub wylogowaniu.

Cookies trwałe mogą pozostawać na urządzeniu użytkownika przez okres wskazany w ich parametrach albo do czasu ich usunięcia przez użytkownika.

Dokładny okres przechowywania poszczególnych cookies może zależeć od konkretnego rozwiązania technicznego używanego w serwisie.

Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pośrednictwem mechanizmu zgód dostępnego w serwisie, o ile został wdrożony dla danej kategorii cookies.

Niezależnie od tego użytkownik może ograniczyć lub usunąć pliki cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.

Ograniczenie stosowania niektórych cookies może wpłynąć na poprawność działania wybranych funkcjonalności serwisu, w szczególności tych związanych z logowaniem, sesją użytkownika, bezpieczeństwem lub działaniem formularzy.

Jeżeli Administrator korzysta lub będzie korzystać z usług podmiotów trzecich, ich rozwiązania mogą zapisywać lub odczytywać określone informacje na urządzeniu użytkownika zgodnie z ich zasadami działania.

Dotyczy to w szczególności dostawców płatności, narzędzi analitycznych, systemów bezpieczeństwa, narzędzi marketingowych lub innych usług technicznych zintegrowanych z serwisem.

W przypadku wdrożenia takich usług Administrator będzie aktualizował niniejszą Politykę oraz odpowiednio konfigurował mechanizm zgód.

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, praw osób, których dane dotyczą, zasad kontaktu z Administratorem oraz zasad przetwarzania danych użytkowników i klientów końcowych są opisane w Polityce Prywatności.

Niniejsza Polityka Cookies stanowi uzupełnienie Polityki Prywatności i powinna być interpretowana łącznie z nią.

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Cookies w szczególności w razie zmian technologicznych, zmian w funkcjonowaniu serwisu, wdrożenia nowych narzędzi lub integracji, zmian wymogów prawnych albo zmian dotyczących sposobu korzystania z cookies i podobnych technologii.

Nowa wersja dokumentu będzie publikowana w serwisie wraz z datą wejścia w życie.

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych określa zasady, na jakich DAYS Spółka z o.o. z siedzibą przy ul. Za Wodą 8, 34-300 Żywiec, NIP: 5532600364, REGON: 542462382, KRS: 0001188945, jako podmiot przetwarzający, przetwarza dane osobowe w imieniu klienta korzystającego z usług zapisik.pl, będącego administratorem danych.

Umowa ma zastosowanie w zakresie, w jakim klient korzystający z systemu Zapisik.pl wprowadza do niego dane osobowe swoich klientów, pracowników lub innych osób i zleca ich przetwarzanie w związku z korzystaniem z systemu rezerwacji, konta, kalendarza, widgetu, Zapisik Link oraz innych funkcjonalności udostępnionych w ramach usługi.

Niniejszy dokument stanowi integralne uzupełnienie Regulaminu oraz dokumentacji prywatności Zapisik.pl i obowiązuje od chwili rozpoczęcia przetwarzania danych osobowych przez podmiot przetwarzający w imieniu administratora.

1. Administrator – klient korzystający z Zapisik.pl, który samodzielnie decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych wprowadzanych do systemu.

2. Podmiot przetwarzający – DAYS Spółka z o.o.

3. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

4. Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej przetwarzane w systemie przez administratora.

5. Usługa główna – usługa świadczona drogą elektroniczną za pośrednictwem Zapisik.pl, do której niniejsza umowa pozostaje akcesoryjna.

Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi głównej.

Powierzenie następuje na czas korzystania przez Administratora z usług Zapisik.pl, w tym w odpowiednim zakresie na czas niezbędny do utrzymania danych po zakończeniu aktywnego korzystania z usługi, zgodnie z uzgodnioną polityką retencji, wymogami bezpieczeństwa, kopii zapasowych, rozliczalności i obrony przed roszczeniami.

Po zakończeniu świadczenia Usługi głównej Podmiot przetwarzający zaprzestaje przetwarzania danych w imieniu Administratora, z zastrzeżeniem okresów technicznie uzasadnionego przechowywania kopii zapasowych, logów bezpieczeństwa oraz obowiązków prawnych.

Przetwarzanie ma charakter ciągły, elektroniczny i pomocniczy wobec świadczenia usługi SaaS.

Celem przetwarzania jest umożliwienie Administratorowi korzystania z Zapisik.pl, w szczególności prowadzenia konta, obsługi rezerwacji, przechowywania danych kontaktowych klientów, historii rezerwacji, notatek, kalendarzy, zespołów, formularzy i innych danych niezbędnych do działania funkcji udostępnionych w systemie.

Podmiot przetwarzający nie wykorzystuje powierzonych danych do własnych celów, z wyjątkiem działań niezbędnych do zapewnienia bezpieczeństwa, integralności systemu, wykonywania obowiązków prawnych oraz czynności ściśle związanych ze świadczeniem usługi na rzecz Administratora.

Powierzenie może obejmować dane następujących kategorii osób:

a) klientów końcowych Administratora,

b) potencjalnych klientów Administratora,

c) pracowników, współpracowników lub członków zespołu Administratora,

d) innych osób, których dane Administrator zgodnie z prawem wprowadza do systemu.

Zakres danych może obejmować w szczególności:

a) imię i nazwisko,

b) adres e-mail,

c) numer telefonu,

d) historię rezerwacji i informacje o terminach,

e) treść notatek wprowadzanych do systemu przez Administratora,

f) inne dane wprowadzone przez Administratora w ramach konfiguracji formularzy i procesu obsługi usług, o ile ich przetwarzanie jest zgodne z prawem.

Administrator oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania danych osobowych powierzanych Podmiotowi przetwarzającemu.

Administrator odpowiada za legalność pozyskania danych, spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą, oraz za zakres danych wprowadzanych do systemu.

Administrator nie powinien wprowadzać do systemu danych nadmiarowych lub danych, których przetwarzanie nie jest niezbędne dla realizowanych celów.

Administrator odpowiada za prawidłowe skonfigurowanie zakresu dostępu w ramach własnej organizacji oraz za sposób korzystania z danych przez osoby, którym sam nadaje uprawnienia.

Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, chyba że obowiązek dalszego przetwarzania wynika z prawa.

Podmiot przetwarzający zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności albo podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.

Podmiot przetwarzający wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, z uwzględnieniem charakteru usługi i dostępnych rozwiązań technicznych.

Podmiot przetwarzający wspiera Administratora w miarę możliwości organizacyjnych i technicznych w realizacji obowiązków dotyczących bezpieczeństwa danych, zgłoszeń naruszeń, praw osób, których dane dotyczą, oraz oceny skutków dla ochrony danych – w zakresie, w jakim jest to wymagane i dotyczy danych przetwarzanych w ramach usługi.

Podmiot przetwarzający prowadzi kopie zapasowe oraz logi techniczne i bezpieczeństwa w zakresie uzasadnionym zapewnieniem ciągłości działania, bezpieczeństwa i rozliczalności systemu.

Podmiot przetwarzający stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w szczególności związane z kontrolą dostępu, uwierzytelnianiem, bezpieczeństwem kont, ochroną infrastruktury, kopiami zapasowymi, monitoringiem technicznym i ograniczaniem dostępu do danych do osób upoważnionych.

Zakres i szczegółowa konfiguracja środków bezpieczeństwa może ewoluować wraz z rozwojem usługi, technologii i zagrożeń, przy zachowaniu wymogu adekwatności do ryzyka.

Administrator wyraża zgodę na korzystanie przez Podmiot przetwarzający z dalszych podmiotów przetwarzających w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, w szczególności dostawców hostingu, infrastruktury, poczty elektronicznej, kopii zapasowych, bezpieczeństwa, wsparcia technicznego, płatności i narzędzi pomocniczych.

Na dzień wejścia w życie niniejszej umowy Podmiot przetwarzający korzysta z usług home.pl w zakresie infrastruktury i poczty elektronicznej. W przypadku uruchomienia innych integracji lub narzędzi, takich jak operator płatności PayU, zakres dalszego powierzenia będzie odpowiadał faktycznie używanym rozwiązaniom.

Podmiot przetwarzający zapewnia, że dalsi podprzetwarzający są związani obowiązkami ochrony danych nie mniej rygorystycznymi niż wynikające z niniejszej umowy.

Dane są co do zasady przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli w przyszłości dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Podmiot przetwarzający zapewni zastosowanie odpowiednich mechanizmów zgodnych z RODO.

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, skieruje do Podmiotu przetwarzającego żądanie dotyczące danych przetwarzanych w imieniu Administratora, Podmiot przetwarzający przekaże takie żądanie Administratorowi, o ile będzie to prawnie dopuszczalne i możliwe.

Podmiot przetwarzający w rozsądnym zakresie wspiera Administratora w realizacji obowiązków wynikających z art. 15–22 RODO, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania i dostępne informacje.

Podmiot przetwarzający, po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego danych przetwarzanych w imieniu Administratora, bez zbędnej zwłoki przekaże Administratorowi informacje umożliwiające ocenę zdarzenia i podjęcie działań wymaganych przepisami prawa.

Zakres informacji przekazywanych Administratorowi zależy od okoliczności incydentu oraz danych dostępnych Podmiotowi przetwarzającemu na danym etapie.

Administrator ma prawo zwrócić się do Podmiotu przetwarzającego o informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z niniejszej umowy.

Jeżeli jest to uzasadnione charakterem współpracy, strony mogą uzgodnić zasady przeprowadzenia audytu lub innej formy weryfikacji, z poszanowaniem bezpieczeństwa systemu, tajemnicy przedsiębiorstwa, poufności innych klientów i realiów organizacyjnych Podmiotu przetwarzającego.

Audyt nie może prowadzić do naruszenia bezpieczeństwa systemu ani nieuzasadnionego obciążenia Podmiotu przetwarzającego.

Po zakończeniu świadczenia usługi głównej Podmiot przetwarzający usuwa lub zwraca dane osobowe Administratorowi – zależnie od charakteru usługi i dostępnych funkcji eksportu – chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają dalszego przechowywania danych.

W modelu Zapisik.pl, po zakończeniu Trialu lub korzystania z usługi, Administrator może mieć czasowo zapewniony dostęp do danych wyłącznie w trybie odczytu przez okres do 3 miesięcy, po czym dane mogą zostać usunięte.

Niezależnie od powyższego kopie zapasowe i logi bezpieczeństwa mogą być usuwane w zwykłym cyklu technicznym, o ile dalsze ich przechowywanie nie służy bieżącemu korzystaniu z danych przez Administratora.

Każda ze stron odpowiada za własne naruszenia obowiązków wynikających z RODO i niniejszej umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Podmiot przetwarzający nie odpowiada za działania lub zaniechania Administratora, w szczególności za brak podstawy prawnej przetwarzania, niewykonanie obowiązków informacyjnych, wprowadzenie do systemu danych nadmiarowych albo niezgodne z prawem instrukcje Administratora.

Niniejsza umowa obowiązuje od dnia 6 kwietnia 2026 r. i stanowi integralną część relacji kontraktowej związanej z korzystaniem z Zapisik.pl.

W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepisy RODO oraz odpowiednie przepisy prawa polskiego.

W przypadku sprzeczności pomiędzy niniejszą umową a Regulaminem w zakresie ochrony danych osobowych, pierwszeństwo mają postanowienia niniejszej umowy.